Stempeln per Fingertipp
Live-Timer mit Start, Pause und Stopp. Arbeitszeit, Touren und Pausen werden sekundengenau erfasst – auch nachträglich per Hand.
Entwickelt für den Malteser Hilfsdienst
Zeiterfassung, die zum Dienst passt.
Von der Stempeluhr auf dem Smartphone bis zur fertigen Lohnabrechnung: Eine durchgängige Lösung für Zeiterfassung, Stundenzettel und Abrechnung – gebaut für die Praxis der Malteser Dienststellen.
Live im App Store & bei Google Play – für iOS und Android.
Läuft & erfasst
Auch offline
Entwickelt mit dem Malteser Hilfsdienst – für Rettungsdienst, Krankentransport und Ehrenamt.
Eine Plattform, drei Bausteine
Mobile App, Web-Dashboard und Abrechnungs-Engine greifen nahtlos ineinander.
3
Komponenten: App, Dashboard, API
2
Plattformen – iOS & Android
10 Std.
Auto-Stopp gegen versehentliche Überstunden
1×
Instanz pro Gliederung – volle Datenhoheit
Funktionen
Alles, was eine Dienststelle zur Zeiterfassung braucht
Vom schnellen Ein- und Ausstempeln bis zur revisionssicheren Monatsabrechnung – durchdacht für Voll- und Teilzeit, Rufbereitschaft und Ehrenamt.
Multi-User auf einem Gerät
Ein Tablet an der Wache, viele Mitarbeitende: Jeder meldet sich per persönlicher PIN oder QR-Code an – ideal für gemeinsam genutzte Geräte.
Funktioniert auch offline
Kein Netz im Einsatz? Einträge werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder Verbindung besteht.
QR-Code-Login
Anmelden ohne Tippen: Mitarbeiterkarte mit QR-Code scannen und loslegen. Login-Karten werden im Dashboard als PDF erzeugt.
Push-Benachrichtigungen
Hinweise, Freigaben und Nachrichten der Verwaltung landen direkt auf dem Smartphone – in Echtzeit über Firebase Cloud Messaging.
Abwesenheiten & Feiertage
Urlaub, Krankheit, Rufbereitschaft und Feiertage sauber getrennt erfasst – inklusive bayerischer Feiertagslogik und eigener Feiertage.
Die App
Zeiterfassung für unterwegs – Malteser Zeiterfassung
Die kostenlose App für iOS und Android bringt die Stempeluhr aufs Smartphone. Klar, schnell und auf das Wesentliche reduziert.
- Live-Timer & manuelle Einträge – stempeln in Echtzeit oder Zeiten nachtragen, tageweise oder über mehrere Tage.
- Arbeitsarten & Touren – Arbeit, Pause, Tour mit Tournummer oder Rufbereitschaft – frei durch die Dienststelle konfigurierbar.
- Sichere Anmeldung – per Single-Sign-on, QR-Code oder Geräte-PIN. Zugangsdaten liegen verschlüsselt auf dem Gerät.
- 30-Tage-Korrekturfenster – eigene Einträge lassen sich innerhalb von 30 Tagen anpassen, danach sind sie für die Abrechnung fixiert.
1.842Stunden
37Mitarbeitende
4Offen
| M. Huber | Abgerechnet | |
| S. Bauer | Offen | |
| L. Wagner | Abgerechnet | |
| K. Fischer | Offen |
Das Dashboard
Verwaltung, Freigabe und Abrechnung an einem Ort
Das Web-Dashboard bündelt Stammdaten, Stundenzettel und Lohnabrechnung. Rollenbasiert – von der Dienststellenleitung bis zur Buchhaltung.
- Mitarbeiterverwaltung – Stammdaten pflegen, Berufsgruppen und Sollstunden festlegen, Mitarbeitende per Excel importieren.
- Stundenzettel & Freigabe – Monatsübersichten prüfen, einreichen und genehmigen – mit klaren Status von Entwurf bis abgerechnet.
- Lohnabrechnung – Abrechnungen als Vorschau erzeugen, prüfen, finalisieren und nach Excel exportieren – inklusive P16FO-Format.
- Mehrere Standorte – Dienststellen getrennt verwalten, mit standortbezogenen Zugriffsrechten und Auswertungen.
So funktioniert's
In drei Schritten einsatzbereit
Kein langes Onboarding – von der Einrichtung bis zur ersten Abrechnung in kurzer Zeit.
1
Einrichten
Ihre Gliederung erhält eine eigene Instanz. Mitarbeitende per Excel importieren, Login-Karten mit QR-Code als PDF ausgeben.
2
Zeiten erfassen
Das Team stempelt per App – am eigenen Smartphone oder am gemeinsamen Wachen-Tablet. Offline-fähig und in Echtzeit synchron.
3
Abrechnen
Die Verwaltung prüft Stundenzettel, gibt sie frei und erzeugt die Lohnabrechnung – exportfertig für die weitere Verarbeitung.
Für die Malteser
Aus der Praxis der Malteser – für die Malteser
Diese Software ist nicht von der Stange. Sie ist gemeinsam mit dem Malteser Hilfsdienst entstanden und auf den Alltag von Rettungsdienst, Krankentransport und Ehrenamt zugeschnitten. Andere Malteser Gliederungen können sie übernehmen.
Ehren- & Hauptamt
Monatslohn, Stundenlohn, flexible Stunden und Rufbereitschaft – unterschiedliche Beschäftigungsmodelle in einem System, sauber getrennt abgerechnet.
Mehrere Dienststellen
Verteilte Strukturen sind der Normalfall. Standorte werden getrennt verwaltet, Leitungen sehen genau ihren Bereich.
Eigene Instanz je Gliederung
Jede Gliederung betreibt ihre eigene Instanz mit eigenen Daten. Volle Datenhoheit statt geteilter Mandanten.
Sicherheit & Datenschutz
DSGVO-konform und auf Datenhoheit ausgelegt
Zeiterfassung heißt Umgang mit sensiblen Personaldaten. Darauf ist die Lösung von Grund auf ausgelegt.
Sichere Anmeldung
Identitäts- und Rechteverwaltung über den OpenID-Connect-Provider Zitadel mit rollenbasierter Zugriffskontrolle.
Rollen & Rechte
Fein abgestufte Rollen (Administration, Buchhaltung, Mitarbeitende) und standortbezogene Zugriffe.
Datenhoheit
Eigene Instanz je Gliederung – Ihre Daten bleiben getrennt und unter Ihrer Kontrolle.
Revisionssicher
Abgeschlossene Abrechnungen sind unveränderlich. Jede Änderung ist nachvollziehbar protokolliert.
Verschlüsselte Speicherung
Zugangsdaten und PINs werden verschlüsselt auf dem Gerät abgelegt – nicht im Klartext.
Hosting in Deutschland
Betrieb auf Servern in Deutschland, unter der Domain malteser-time.de.
FAQ
Häufige Fragen
Für wen ist die Software gedacht?
In erster Linie für Gliederungen des Malteser Hilfsdienstes, die Arbeitszeiten von Haupt- und Ehrenamtlichen erfassen und abrechnen möchten. Durch die flexible Konfiguration eignet sie sich auch für andere Hilfsorganisationen mit mehreren Standorten.
Was kostet die App für Mitarbeitende?
Die Malteser Zeiterfassung App ist für Mitarbeitende kostenlos im App Store und bei Google Play erhältlich. Für den Betrieb der Dienststellen-Instanz sprechen Sie uns bitte direkt an.
Funktioniert die Zeiterfassung auch ohne Internet?
Ja. Einträge werden lokal auf dem Gerät gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht – wichtig für Einsätze mit schlechtem Empfang.
Wie funktioniert die Abrechnung?
Die Verwaltung erzeugt im Dashboard eine Abrechnungs-Vorschau, prüft und finalisiert sie. Der Export erfolgt nach Excel, inklusive des P16FO-Formats zur Weiterverarbeitung in der Lohnbuchhaltung.
Können mehrere Personen ein Gerät nutzen?
Ja. Im Multi-User-Modus kann sich an einem gemeinsamen Gerät – etwa einem Tablet an der Wache – jede Person per persönlicher PIN oder QR-Code an- und abmelden.
Wo werden die Daten gespeichert?
Jede Gliederung erhält eine eigene Instanz mit getrennten Daten, betrieben auf Servern in Deutschland. Die Anmeldung läuft über den OpenID-Connect-Provider Zitadel.
Bereit für digitale Zeiterfassung?
Sie leiten eine Malteser Gliederung oder Hilfsorganisation und möchten die Lösung kennenlernen? Vereinbaren Sie eine unverbindliche Demo.